ماذا نفعل عمومًا عندما نريد حماية مستند Office؟ يمكن أن يجيب معظم الأشخاص بأن هذه المهمة لا يتم حلها إلا إذا قمنا بضغط المستند المعني بتنسيق ما (zip أو rar) وقمنا بتعيين كلمة مرور لقفل الملف الناتج.
بالطبع يمكن أن يكون هذا إجراءً أمنيًا جيدًا، على الرغم من أنه ليس ما نريد أن نذكره حاليًا؛ إذا قمت بتوزيع "سيرتك الذاتية" (أو أي مستند مهم آخر) على مجموعة متنوعة من جهات الاتصال، فقد ترغب في القيام بذلك حماية عدد معين من الفقرات داخلهوذلك بهدف عدم تمكن أي شخص من "تعديل هذه الأقسام" مما قد يؤدي إلى إلحاق الضرر بك فقط. سنخبرك في هذه المقالة بكيفية حماية مستند كامل وفقرة (أو عدة منها) من Office بكلمة مرور.
كيف يمكنني حماية مستند Office بأكمله
بادئ ذي بدء، يجب أن تأخذ في الاعتبار أن مجموعة Office التي اقترحتها Microsoft جاءت لتقدم عددًا كبيرًا من التغييرات الجديدة بدءًا من إصدار 2010، وهو ربما يكون القيد الأول الذي سنقترحه في الوقت الحالي، لأنه إذا كان لديك إصدار Office 2007، للأسف لن تتمكن من تنفيذ عدد معين من الحيل التي سنذكرها أدناه.
لأن هدفنا هو محاولة قفل مستند Office بأكمله بكلمة مرور، نقترح عليك اتخاذ الخطوات التالية لتحقيق هذا الهدف:
- افتح مستند Office الذي تريد قفله بكلمة مرور
- انتقل إلى القائمة «أرشيف» من أعلى اليسار
- اختر خيار «كومار الحارس«
- حدد تنسيق الإخراج كـ PDF
- انقر الآن على الزر الذي يقول «خيارات» الذي يقع في الأسفل قليلاً
- ستظهر نافذة منبثقة جديدة.
- حدد المربع الأخير الذي سيسمح لك بتشفير الملف بكلمة مرور.
بعد متابعة الخطوة الأخيرة التي ذكرناها، سيتم فتح نافذة منبثقة جديدة تلقائيًا حيث يتعين عليك ذلك أدخل كلمة المرور التي تريد حماية الملف بأكمله بها. الآن، إذا كنت تريد حماية عدد معين فقط من الصفحات، في الجزء العلوي من "خيارات» يمكنك تحديد تلك الصفحات لحمايتها.
كيفية حماية فقرة واحدة من مستند Office بأكمله
على الرغم من أن الإجراء الذي اقترحناه أعلاه هو أحد أكثر الإجراءات استخدامًا وفعالية في الوقت الحالي، إلا أنه لن يساعدنا إلا في ذلك تشفير الوثيقة بأكملها وفي أفضل الأحوال بضع صفحات منه. بالإضافة إلى ذلك، يتم تطبيق الحيلة فقط عندما نريد حفظ المستند كملف PDF.
ما سنقترحه في هذه اللحظة هو إمكانية eمنع أي شخص من تعديل فقرة واحدة أو أكثر التي تم تضمينها في نفس الوثيقة؛ الفائدة كبيرة، حيث أننا إذا أرسلنا معلومات مهمة لا يجوز لأي شخص تعديلها مطلقاً (باستثناء الأشخاص الذين نريدهم)، فيجب علينا اعتماد الحيلة التي سنقترحها من خلال الخطوات التالية:
- افتح مستند Word الذي تريد حمايته
- انتقل إلى الفقرة التي تريد حظرها حتى لا يقوم أحد بتحريرها
- من الشريط العلوي اختر «تنقيح«
- انتقل الآن إلى الخيار الأخير على الشريط (الخيار الذي يقول تقييد التحرير)
- سيظهر شريط الخيارات على الفور على الجانب الأيمن.
- من الخيار الثاني اختر «بدون تغيير«
- من الخيار الموجود في الأسفل قليلاً، حدد من يمكنه إجراء تغييرات على الفقرة التي حددتها
- اختر الزر الذي يقول «نعم، تطبيق الحماية«
- الآن حدد كلمة المرور وقم بتأكيدها في النافذة المنبثقة التي تظهر
لقد وضعنا لقطة شاشة أعلاه حتى تتمكن من الحصول على فكرة بسيطة عما اقترحناه بهذه الخطوات. في "استثناءات» (كوضع اختياري) سيكون لديك إمكانية اختيار الأشخاص الذين يمكنهم إجراء تعديل على الفقرات المحمية؛ عند اختيار الرابط الذي يقول "مزيد من المستخدمين" سيتعين عليك تحديد اسم كل منهم من خلال اسم المستخدم أو البريد الإلكتروني الخاص بهم.
عندما يستقبل شخص ما الخاص بك وثيقة محمية في عدد معين من الفقرات وترغب في إجراء تعديل، ستصلك رسالة مفادها أنه من المستحيل تنفيذ هذه المهمة، وستظهر نافذة منبثقة حيث سيتعين عليك إدخال كلمة المرور التي حددتها في إحدى الخطوات.
