قوالب إكسل لتنظيم المهام والمشاريع باحترافية

الرئيسية » التكنولوجيا » قوالب إكسل لتنظيم المهام والمشاريع باحترافية

أصبح برنامج إكسل بمثابة أداة متعددة الاستخدامات لتنظيم المهام والمشاريع، بل وكل جوانب الحياة اليومية تقريبًا . ورغم أن الكثيرين يربطونه بالأرقام والمعادلات فقط، إلا أن الحقيقة هي أنه باستخدام القوالب المناسبة، يمكنك إدارة عملك ووقتك وصحتك وأمورك المالية، وحتى إجازاتك، دون تعقيد الأمور.

يكمن السر في الاستفادة من القوالب الجاهزة وميزات برنامج إكسل المدمجة (القوائم المنسدلة، والجداول المحورية، وتتبع التاريخ والوقت، وتنسيق الخلايا ، ومربعات الاختيار، وغيرها) لإنشاء أنظمة تنظيمية تعمل تلقائيًا. لست بحاجة لأن تكون خبيرًا في جداول البيانات: فالعديد من القوالب جاهزة للاستخدام الفوري، ويمكن تخصيص قوالب أخرى بسهولة بإجراء تعديلات بسيطة.

لماذا يُعدّ برنامج إكسل مفيدًا جدًا لتنظيم المهام؟

يُتيح لك برنامج إكسل إنشاء كل شيء بدءًا من لوحات معلومات المشاريع وقوائم المهام البسيطة وصولًا إلى المخططات اليومية، وجداول تتبع الإنجازات، والتقاويم، وأنظمة تتبع المشكلات. وتكمن الميزة الكبرى في إمكانية وجود كل هذه العناصر في ملف واحد، حيث يُخصص لكل عنصر ورقة عمل مستقلة، مع إمكانية ربطها ببعضها البعض.

تُحدث وظائف Excel المدمجة فرقًا كبيرًا : قوائم منسدلة لاختيار الحالات أو الأولويات، والتي تتغير ألوانها وفقًا للتقدم، وصيغ لحساب الأوقات أو نسب الإنجاز، وجداول محورية لتجميع المعلومات وتحليلها دون إجهاد عقلك.

إذا كنت تعمل على مشاريع معقدة، فإن قوالب مخططات جانت التي تتضمن التبعيات تُعدّ أداةً بالغة الأهمية . تتضمن هذه القوالب أعمدةً مثل هيكل تجزئة العمل (WBS)، وعنوان المهمة ووصفها، والتبعيات، والمسؤول عنها، ونسبة الإنجاز، وتباين الإنجاز. يتيح لك هذا الاطلاع على الجدول الزمني، ومواطن الاختناق، وكيف يؤثر أي تأخير على المشروع بأكمله بنظرة سريعة.

بالنسبة للمنظمات التي تعمل بطريقة متعددة التخصصات، فإن هذه الأنواع من قوالب التخطيط طويلة الأجل تسهل التعاون : حيث يرى كل عضو في الفريق مهامه والحالة العامة للمشروع والتواريخ الرئيسية، دون الحاجة إلى التنقل بين أدوات مختلفة.

في سياقات أبسط، مثل التنظيم الشخصي، يظل برنامج Excel عمليًا للغاية : يمكنك الحصول على قائمة مهامك مع حقول الأولوية والتواريخ والملاحظات وصيغة أساسية تخبرك بما هو متأخر وما هو في الوقت المحدد وما تم إغلاقه بالفعل.

قوالب إكسل أساسية لتنظيم وقتك ومهامك

يوجد ضمن عالم قوالب إكسل العديد من القوالب المصممة خصيصًا لمساعدتك في تحديد الأولويات والتخطيط ومتابعة تقدم عملك . معظمها جاهز للاستخدام: ما عليك سوى تنزيله وفتحه والبدء في ملء الصفوف.

من أهم الأدوات المفيدة نموذج إدارة الوقت ، المصمم لتوضيح مهامك المعلقة وأهميتها. يتضمن عادةً أعمدة لوصف المهمة، ومستوى الأولوية، وربما الموعد النهائي. إنه مثالي لتطبيق منهجيات بسيطة لتحديد الأولويات (على سبيل المثال، التمييز بين المهام العاجلة والمهمة) والبدء بما هو جوهري حقًا.

أداة أساسية أخرى هي مخطط جانت . باستخدام هذا النموذج، يمكنك تقسيم المشروع إلى مراحل أو مهام، وتحديد مدة كل منها بالأيام، وتحديد العلاقات بينها، وبيان حالتها الراهنة. سيظهر لك المخطط بشكل مرئي على شكل خط زمني يوضح كل جزء من العمل، مما يسهل اكتشاف التداخلات أو التأخيرات أو الفجوات.

تتوفر أيضًا قوالب عملية للغاية لإدارة الحوادث . فهي تتيح لك تسجيل المشكلات أو القضايا فور حدوثها، وتحديد مستوى خطورتها، ومدة حدوثها، والجهة المسؤولة عنها، وحالتها. وبهذه الطريقة، لا يتم إغفال أي حادث مهم، ويمكنك تحديد أولويات حل الحوادث الأكثر أهمية.

إذا كنت بحاجة إلى تتبع ساعات العمل، يوفر لك برنامج إكسل قوالب لتسجيل ساعات العمل العادية والإضافية. تتضمن هذه الجداول عادةً حقولًا لعدد الساعات في اليوم أو الأسبوع، ومعدل الأجر بالساعة للعمل العادي، ومعدل الأجر الإضافي لكل ساعة، وحسابًا تلقائيًا لإجمالي ساعات العمل. وهي مفيدة جدًا للعاملين لحسابهم الخاص، والفرق التي تسجل ساعات العمل يدويًا، أو المشاريع التي تُحاسب على أساس الوقت.

إلى جانب هذه القوالب المحددة، توجد مجموعات واسعة من جداول البيانات الجاهزة (في بعض الحالات أكثر من 80 قالبًا مختلفًا) حيث ستجد، بالإضافة إلى تنظيم المهام، مواردًا للمالية والصحة والترفيه والتعليم. يتيح لك هذا مركزة ليس فقط عملك في برنامج إكسل، بل أيضًا جزءًا كبيرًا من حياتك الشخصية.

قوالب إكسل للمشاريع وقوائم المهام والعمل الجماعي

عندما نفكر في قوالب تنظيم المهام، فإن تلك الموجهة نحو المشاريع والعمل هي الأكثر طلباً . وهي مفيدة لكل من مشاريع الأعمال والمبادرات الشخصية (التجديدات، تنظيم الفعاليات، تخطيط المحتوى، إلخ).

من بين أكثر القوالب شيوعًا لتنظيم المشاريع، التقاويم وقوائم المهام . على سبيل المثال، يتيح لك تقويم الاجتماعات ذو الساعات القابلة للتعديل تخطيط كل اجتماع، وتحديد الوقت المخصص لكل بند، والمكان، والحضور، وأي معلومات اتصال ذات صلة. يتم عرض كل شيء بشكل مرئي لمنع الاجتماعات من الإطالة.

تتميز قوائم المهام الموجهة للمشاريع عادةً بأنها أكثر شمولاً من مجرد قائمة عادية ، إذ تتضمن خانات للحالة، وتواريخ الاستحقاق، والأولوية، والمسؤول عن المهمة، وغالباً ما تتضمن شريط تقدم يتم تحديثه بناءً على المهام المنجزة. بل إن بعضها يعرض رسوماً بيانية مصغرة أو أشرطة بيانات لعرض مدى تقدم المشروع أو تعثره بنظرة سريعة.

تُعدّ مخططات جانت الرشيقة خيارًا آخرًا مثيرًا للاهتمام . تُكيّف هذه القوالب مخطط جانت الكلاسيكي مع مصطلحات وأساليب منهجية أجايل، مما يُساعد على تصوّر دورات التطوير السريعة، وقصص المستخدم، أو المُخرجات الرئيسية. كما تُتيح لك تتبّع التقدّم وتعديل التواريخ بسرعة عند حدوث تغييرات.

لإدارة الفريق، يوفر برنامج إكسل قوالب جاهزة مثل الجدول الزمني للمشروع لمدة 4 أسابيع ، حيث يمكنك تحديد التاريخ المستهدف، وتوزيع المهام على كل عضو، وعرض ما يجب على كل شخص القيام به يوميًا على التقويم. يُعد هذا مفيدًا جدًا لتنسيق الفرق الصغيرة وتحديد مواعيد نهائية واقعية.

تتوفر أيضًا نماذج مصممة لتسجيل ساعات العمل والحضور . على سبيل المثال، يسمح لك نموذج تسجيل ساعات العمل الأساسي بتسجيل ساعات العمل العادية والإضافية لكل موظف، والتي تُحسب عادةً على أساس 40 ساعة عمل أسبوعيًا. أما سجل حضور الموظفين، فيركز على من هو حاضر، ومن هو غائب، وعدد مرات الغياب، مما يُسهّل إدارة حالات الغياب.

في بيئات الخدمات والمبيعات، توجد قوالب محددة للغاية للفواتير وسير العمل التجاري : فواتير تجارية، وفواتير مبيعات بتصميمات بسيطة، أو قوالب "فواتير خدمات" ذات تصميم احترافي للغاية (تتضمن الشعار والشعار الترويجي). تأتي هذه القوالب مُعبأة مسبقًا بصيغ لحساب المجاميع الفرعية والضرائب والمجاميع الكلية.

في مجال المبيعات، تتيح بعض القوالب تتبع مسار المبيعات ، وتسجيل العملاء المحتملين، والفرص، ومعدل التحويل، وحالة كل معاملة. بينما تركز قوالب أخرى على التنبؤ بالتدفقات النقدية للشركات الصغيرة، مما يساعد على توقع الإيرادات والمصروفات والتحقق من كفاية السيولة لتغطية المدفوعات.

حتى تتبع المشكلات داخل المشروع له نموذجه الخاص : يمكنك تسجيل كل حادثة، وتعيين جهة مسؤولة، وتحديد أولويتها وحالتها، ومتابعة مدة بقائها مفتوحة. هذا يمنع نسيان المشكلات ويجبر على حلها.

قوالب للصحة والروتين والعادات الشخصية

لا يقتصر استخدام برنامج إكسل على العمل فقط، بل يمكنك استخدامه أيضاً لإدارة صحتك وروتينك اليومي . تتوفر قوالب جاهزة تركز على الأدوية والتغذية والتمارين الرياضية وتتبع المؤشرات الطبية.

من الأمثلة المفيدة جدًا سجل الأدوية الأساسي ، حيث تُدوّن فيه الأدوية التي تحتاج إلى تناولها، والجرعة، ووقت تناولها. بتحديد كل جرعة، تضمن عدم تفويت أي منها، وهو أمر بالغ الأهمية خاصةً في العلاجات طويلة الأمد أو المركبة.

بالنسبة للأشخاص المصابين بداء السكري أو غيره من الاضطرابات الأيضية، تتيح قوالب تتبع مستوى السكر والجلوكوز في الدم للمستخدمين إدخال القيم المقاسة بمرور الوقت وعرض تطورها في رسوم بيانية. وهذا يُسهّل تحديد الأنماط وتزويد الطبيب ببيانات واضحة.

تتوفر أيضاً مذكرات خاصة بالنظام الغذائي والتمارين الرياضية، حيث تسجل ما تأكله، ونوع النشاط البدني الذي تمارسه، وكيف تتغير قياسات جسمك. بعض النماذج تجمع ذلك مع خطة لياقة بدنية عامة، حيث تحدد أهدافاً للوزن، أو تكوين الجسم، أو الأداء، وتتابع تقدمك.

تُعدّ جداول الوجبات الأسبوعية فئة عملية للغاية . فهي عادةً ما تتضمن خانات للفطور والغداء والعشاء والوجبات الخفيفة، مُرتبة حسب أيام الأسبوع. بل وتوجد منها نسخٌ تُتيح إضافة صور للأطباق، مما يجعل خطة الوجبات أكثر وضوحًا وأسهل في المتابعة.

فيما يتعلق بالتمارين الرياضية، تتيح لك بعض المخططات تفصيل تمارين الإحماء، وتمارين القوة، وتمارين القلب ، بالإضافة إلى الأهداف التي تحددها والتقدم الذي تحرزه. وعادةً ما تتضمن هذه المخططات رسومًا بيانية لتتبع تطورك أسبوعًا بعد أسبوع.

لمراقبة ضغط الدم، توجد نماذج محددة لتسجيل قراءات الضغط، وفي بعض الحالات، مستويات الجلوكوز أيضًا. ثم تُعرض المعلومات في رسوم بيانية، مما يساعد على التحقق من فعالية العلاج أو ما إذا كانت القيم تخرج عن النطاق الطبيعي بشكل متكرر.

وأخيرًا، توجد جداول أكثر شمولًا، مثل "رؤية اللياقة البدنية" ، التي تجمع أهدافًا تتعلق بالتمارين الرياضية والتغذية والصحة النفسية. تُعد هذه الجداول مفيدة جدًا إذا كنت ترغب في النظر إلى صحتك من منظور شامل، وليس التركيز فقط على الوزن أو السعرات الحرارية.

قوالب مالية: تنظيم النفقات والميزانيات والمدخرات

في مجال التمويل الشخصي والتجاري، لا يزال برنامج إكسل هو البرنامج الرائد . فهو يوفر قوالب جاهزة لكل شيء تقريباً: من إدارة ميزانية المنزل إلى مقارنة قروض الرهن العقاري أو التخطيط للتقاعد.

تُعدّ حاسبة المصاريف الشخصية من أكثر الأدوات شيوعًا . فهي تُمكّنك من تتبّع أوجه إنفاقك (الترفيه، المواصلات، السكن، الطعام، إلخ)، والاطلاع على إجمالي الإنفاق لكل فئة، وعرضه في رسوم بيانية شهرية. وهذا يُسهّل عليك تحديد مواطن تجاوز ميزانيتك.

إذا كنت تفكر في الحصول على قرض عقاري أو قرض سيارة ، فإن حاسبات القروض العقارية وقروض السيارات تساعدك على محاكاة سيناريوهات مختلفة: المبلغ، وسعر الفائدة، ومدة القرض، والأقساط الشهرية، والتكلفة الإجمالية. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك أداة مقارنة القروض العقارية وضع عدة عروض جنبًا إلى جنب لمعرفة أيها الأنسب لك.

تُعدّ قوالب الميزانية الشهرية الشخصية ضرورية في الحياة اليومية . بعضها شامل للغاية، حيث يتضمن تفصيلاً للنفقات الثابتة والمتغيرة، والدخل المتوقع والفعلي، وملخصاً لمقدار ما توفره (أو تنفقه زيادة) شهرياً. أما القوالب الأخرى الأبسط فهي مثالية لمن يبحث عن شيء سريع وسهل.

بإمكان أي شخص يمتلك استثمارات أو أصولاً مالية الاستفادة من جرد الأصول الشخصية ، وهو نموذج يسرد الاستثمارات والأصول ويُنشئ رسوماً بيانية شريطية لعرض العوائد وتوزيع رأس المال. إنها طريقة سهلة لتتبع ثروتك.

توجد أيضًا قوالب مصممة خصيصًا للحظات معينة ، مثل ميزانية نفقات الجامعة (مع أقسام حسب الشهر وحسب الفصل الدراسي)، أو مخطط التقاعد، الذي يحسب المبلغ الذي يجب عليك ادخاره أو استثماره للوصول إلى قاعدة اقتصادية معينة عندما تتوقف عن العمل.

لتحكم أدق في معاملاتك المصرفية ، يمكنك استخدام سجل شيكات برموز المعاملات، حيث تسجل المدفوعات والمشتريات والإيداعات وأي نشاط آخر في حسابك الجاري. إضافةً إلى ذلك، يمكنك استخدام مخطط ميزانية أو نموذج رؤية مالية للحصول على صورة شاملة لوضعك المالي.

قوالب إكسل للترفيه والسفر والفعاليات

ليس الأمر كله عملاً: فبرنامج إكسل له جانب ممتع أيضاً . فهناك قوالب مصممة لتنظيم البطولات والرحلات وحفلات العشاء، أو حتى لحفظ قوائم الكتب أو الأفلام أو أنواع النبيذ.

إذا كنت من محبي الرياضات التنافسية، فإن مخطط البطولة لـ 16 مشاركًا مثالي لتخطيط المباريات والجولات والنهائي. وهو مناسب تمامًا للبطولات الودية، وبطولات الشركات، أو الدوريات الداخلية.

تساعدك قوالب خطط رحلات العطلات العائلية على تتبع رحلتك بالكامل : الرحلات الجوية، وتأجير السيارات، والإقامة، والعناوين المهمة، والأنشطة المخطط لها. كما تتوفر خيارات لخطط يومية حيث يمكنك تدوين التواريخ، والوجهة، وعدد الليالي، والحجوزات.

بالنسبة للمنزل، توجد قوائم جرد منزلية حيث تسجل العناصر المهمة، مع تفاصيل مثل الغرفة التي توجد فيها، والعلامة التجارية، والطراز، والرقم التسلسلي، وما إلى ذلك. وهي مفيدة لأغراض التنظيم والتأمين على حد سواء.

ومن المثير للاهتمام، وجود قوالب سودوكو بمستويات صعوبة متفاوتة، مصممة للطباعة أو الحل مباشرةً على الصفحة. وإذا كنت من عشاق الأفلام أو المسلسلات التلفزيونية، تتيح لك قائمة البث المباشر تتبع المسلسلات التي شاهدتها، وتلك التي تم ترشيحها لك، والمنصة التي تُعرض عليها، وتقييمك لها.

يمكن تنظيم حفلات العشاء والمناسبات باستخدام برنامج إكسل . تتوفر برامج لتنظيم الحفلات مزودة بقوائم مرجعية شاملة للغاية، تتضمن الميزانية، وقائمة المدعوين، وتأكيدات الحضور، ومهام ما قبل الفعالية، وغيرها الكثير. أما النسخ الأبسط فتقتصر على تفاصيل الفعالية الأساسية، وقائمة المهام، وعدد الحضور.

إذا كنت تبيع تذاكر لفعالية ما، فإن نموذج تتبع مبيعات التذاكر يتيح لك تتبع عدد التذاكر المباعة، حتى ثلاثة أسعار مختلفة، وحساب الإيرادات تلقائيًا. وبالاقتران مع برنامج تخطيط الفعاليات، يُشكل نظام إدارة مصغرًا عمليًا.

قوالب إكسل للدراسات والصفوف والجداول الزمنية

في المجال التعليمي، يحتل برنامج إكسل مكانة مهمة أيضاً بفضل قوالبه المخصصة للطلاب والمعلمين . ويمكن استخدام هذه القوالب لتصميم التقاويم الأكاديمية، وتنظيم الجداول الدراسية، أو تتبع الدرجات.

تتيح لك التقاويم الطلابية تحديد المواد الدراسية والواجبات والاختبارات طوال الفصل الدراسي أو العام الدراسي الكامل . تركز بعض القوالب على فصل دراسي مدته أربعة أشهر، مع تسليط الضوء على مواعيد التسليم والاختبارات لتتمكن من رؤيتها بنظرة سريعة وتنظيم دراستك بشكل أفضل.

تُعد جداول الحصص الدراسية ضرورية للاستخدام اليومي . تتوفر قوالب بسيطة تغطي أيام الأسبوع من الاثنين إلى الأحد، مع فترات زمنية واسعة (على سبيل المثال، من الساعة 7 صباحًا إلى 21 مساءً)، بتصميم أنيق وبسيط، وقوالب أخرى أكثر حيوية مصممة خصيصًا كقوالب لجداول الحصص المدرسية، حيث يمكنك تخصيص المواد الدراسية لكل فترة زمنية.

توفر قوالب الجدولة الأسبوعية لطلاب الجامعات عادةً مساحة أكبر وتصميمًا أكثر بساطة، وهو أمر مثالي عندما يكون لديك فصول دراسية ذات جداول متغيرة، أو جلسات عملية، أو دروس تعليمية، أو ندوات تقع خارج النمط المعتاد.

بالنسبة للمعلمين، تتيح لهم دفاتر الدرجات القائمة على النسب المئوية إدخال درجات الامتحانات والواجبات والمشاركة، وما إلى ذلك، مع تحديد وزن معين لكل نوع من أنواع التقييم. ويقوم جدول البيانات تلقائيًا بحساب متوسط ​​الدرجة النهائية، وفي كثير من الحالات، يُنتج إحصائيات مفيدة.

تتوفر قوالب مرنة للغاية لجدولة الطلاب، تسمح بتخصيص عدة خانات متجاورة لمادة واحدة، وهو أمر عملي للغاية عندما تتجاوز مدة الحصة الدراسية المدة المعتادة. يوفر هذا مرونة كبيرة عند تطبيق الجداول الفعلية، التي لا تكون في الواقع جامدة كما تبدو على الورق.

تتضمن العديد من المجموعات أيضًا قوالب تقويم عامة أخرى لا تتناسب تمامًا مع الفئات المذكورة أعلاه، ولكن يمكن تكييفها بسهولة للدراسة أو العمل أو المشاريع الشخصية.

قوالب أخرى مفيدة للحياة اليومية

بالإضافة إلى الفئات الرئيسية، هناك مجموعة متنوعة من القوالب التي تساعدك على تنظيم العديد من الأشياء الصغيرة التي عادة ما نحملها في رؤوسنا أو على ملاحظات متفرقة.

على سبيل المثال، تتيح لك دفاتر العناوين حفظ الأسماء وأرقام الهواتف (المنزل، العمل، الجوال) وعناوين البريد الإلكتروني بطريقة منظمة. إنها نسخة رقمية ومحسّنة من دفتر العناوين الورقي التقليدي.

تُعدّ قوالب "إدارة أموالي" أو ميزانيات الطعام مفيدة جدًا لتسجيل الدخل والمصروفات بسهولة، مع ملخص أولي ورسوم بيانية توضح النسبة المئوية للدخل المخصصة لكل فئة. وهي مثالية إذا كنت ترغب في التحكم في مجال محدد، مثل مشتريات البقالة.

تُضيف قوائم التسوق التي تحتوي على إجمالي المشتريات حسب الفئة مستوى إضافيًا من التنظيم: يمكنك معرفة المبلغ الذي تنفقه على كل نوع من المنتجات وتعديل سلة التسوق الخاصة بك إذا كنت بحاجة إلى تقليل الإنفاق.

تُعدّ قوائم مقارنة المنتجات مفيدة للغاية عند الاختيار بين عدة خيارات (هاتف محمول، سيارة، جهاز منزلي). يمكنك إدخال الميزات والتقييمات لاتخاذ قرار مدروس بشكل أفضل.

في مجال الأسرة، توجد نماذج لخطط الطوارئ حيث تُدوّن معلومات مهمة لكل فرد (جهات الاتصال، البيانات الطبية الأساسية، أرقام الهواتف الرئيسية) لتكون متاحة عند الحاجة. كما تجدر الإشارة إلى نماذج تنظيم حفلات استقبال المولود أو حتى تتبع دعوات الزفاف.

تساعدك ميزانيات الزفاف، بما في ذلك ميزانية الزهور المحددة ، على تتبع أين تذهب أموالك: الزهور، والطعام، والموسيقى، والديكورات، وما إلى ذلك. تقوم القوالب بإنشاء مخططات تفصيلية للمصروفات وتحسب الإجمالي تلقائيًا.

وأخيرًا، هناك قوالب مصممة للتخطيط اليومي المفصل أو تتبع الأميال ، وهي مفيدة إذا كنت بحاجة إلى تبرير السفر أو ترغب في تحسين تنظيمك الشخصي بشكل أكبر.

كيفية إنشاء قائمة مهام باستخدام مربعات الاختيار في برنامج إكسل

من أقوى ميزات تنظيم المهام في برنامج إكسل دمج مربعات الاختيار مع التنسيق الشرطي . يتيح لك هذا وضع علامة على المهام كمكتملة وتغيير مظهرها تلقائيًا (على سبيل المثال، بتحويلها إلى علامة × أو جعلها خضراء) دون الحاجة إلى القيام بأي شيء آخر.

الخطوة الأولى هي إعداد هيكل قائمة المهام . أنشئ جدولًا يتضمن أعمدة مثل المهمة، والأولوية، والحالة، وتاريخ الاستحقاق، والمسؤول، والمكتملة، والملاحظات. يجب أن يتضمن الجدول عمودًا واحدًا على الأقل لوصف المهمة، وآخر لربط خانة الاختيار (خانة "تم"). أدخل مهامك، وإذا رغبت، حدد أولوياتها.

لاستخدام مربعات الاختيار، يجب تفعيل علامة تبويب "المطور" في شريط أدوات Excel . يتم ذلك بالانتقال إلى "خيارات"، ثم "تخصيص الشريط"، وتحديد خيار "علامة تبويب المطور" ضمن علامات التبويب الرئيسية. بعد ذلك، ستظهر علامة تبويب "المطور" في الأعلى.

في علامة تبويب "المطور"، استخدم خيار "إدراج" وحدد عنصر تحكم "مربع الاختيار (نموذج)" . انقر في الخلية التي تريد وضعها فيها: سيظهر مربع الاختيار مع نص على يمينه. يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن على النص لتعديله أو حذفه، وتعديل حجم المربع المحيط به لتحسين موضعه.

بعد وضع مربع الاختيار، يمكنك سحب زاويته السفلية اليمنى لنسخه إلى الأسفل ، مما يُنشئ مربع اختيار لكل صف من صفوف المهام. مع ذلك، لا ترتبط مربعات الاختيار هذه بأي خلية افتراضيًا، لذا فهي لا تُرجع قيمًا يمكنك استخدامها في الصيغ أو التنسيق الشرطي.

لحل هذه المشكلة، عادةً ما يتم إنشاء ورقة عمل ثانية لتخزين قيم "صحيح/خطأ" المرتبطة بكل خلية. أضف ورقة عمل جديدة بالنقر على رمز "+" أسفل المصنف. في هذه الورقة، اربط الخلايا بحيث عند تحديدها، تظهر قيمة "صحيح" أو "خطأ".

ارجع إلى ورقة العمل الأولى، وانقر بزر الماوس الأيمن على مربع الاختيار، ثم اختر "تنسيق عنصر التحكم" . في قسم "عنصر التحكم"، حدد الحالة الأولية المطلوبة (على سبيل المثال، "إيقاف")، وفي مربع "ارتباط الخلية"، انقر على الأيقونة لتحديد خلية في ورقة العمل الثانية. اختر الخلية التي تتوافق مع تلك المهمة (إذا كانت مهمتك الأولى في الصف 2، فيمكنك استخدام الخلية A2 في ورقة العمل الثانية، على سبيل المثال).

كرر هذا الرابط لكل مربع اختيار ، بحيث يشير كل مربع إلى خلية مختلفة في ورقة العمل 2. الآن، في كل مرة تحدد فيها مربعًا في ورقة العمل 1، ستعرض الخلية المقابلة في ورقة العمل 2 القيمة "صحيح"، وعندما تلغي تحديده، ستعرض القيمة "خطأ".

يمكنك الآن استخدام التنسيق الشرطي في قائمة مهامك . على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في أن تظهر المهام المكتملة مشطوبة، فحدد صف المهمة الأولى (باستثناء خانة الاختيار)، ثم انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، واختر "التنسيق الشرطي"، ثم "قاعدة جديدة". اختر نوع القاعدة "استخدام صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها".

=Hoja2!$A$2=TRUE

تأكد من تعديل المرجع إلى الخلية الصحيحة لحالتك . انقر على "تنسيق" وحدد خيار "نص مشطوب" (أو غيّر لون الخط، أو لون الخلفية، إلخ). عند النقر على "موافق"، سيتم تطبيق هذه القاعدة على الصف المحدد كلما تم تحديد المربع المقابل.

بالنسبة للمهام المتبقية، كرر العملية أو عدّل الصيغة لتتوافق مع المراجع النسبية . يمكنك إنشاء قواعد مختلفة إذا كنت ترغب في استخدام ألوان للمهام غير المكتملة أو المتأخرة أو القادمة، وذلك دائمًا بناءً على قيم "صحيح/خطأ" في الورقة الثانية. ينتج عن ذلك قائمة مهام مرئية للغاية، حيث يؤدي تحديد مربع إلى تغيير التنسيق تلقائيًا.

عند دمج هذه التقنيات مع قوالب جاهزة للمشاريع، والصحة، والمالية، والترفيه، ومساعدين مثل ChatGPT لبرنامج Excel ، يتحول Excel إلى مركز تحكم قوي . فباستخدام ملف واحد، يمكنك إدارة مشاريعك المهنية، وتنظيم أسبوعك، ومراقبة نفقاتك، وتخطيط الفعاليات، كل ذلك مدعوم بالتنسيق الشرطي، ومربعات الاختيار، وهياكل مصممة مسبقًا لتسهيل حياتك.

على سبيل المثال العملي ، إذا كنت ترغب في معرفة كيفية دمج مربعات الاختيار والقواعد بحيث تعمل ورقة العمل بشكل شبه مستقل، فاتبع الخطوات المذكورة أعلاه وفكر في دمج وحدات الماكرو أو عمليات التشغيل الآلي الصغيرة للمهام المتكررة لأتمتة العمل وتوفير الوقت.